Sammelrechnung für Monteure — wie funktioniert das steuerlich?
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Rechnung pro Monat oder pro Projekt — statt vieler Einzelbuchungen.
- Pflichtangaben: Firmenname, USt-IdNr., Leistungszeitraum, Personenzahl, Netto/USt/Brutto.
- 7 % USt auf Beherbergung, 19 % USt auf Frühstück/Parken/WLAN-Zuschläge — getrennt ausweisen.
- Vorsteuerabzug greift auch bei Sammelrechnung — wenn Form korrekt ist.
- Mit Rahmenvertrag wird die Sammelrechnung zum monatlichen Standardprozess.
Wer regelmäßig Crews auf Werkverträgen oder Subunternehmerbasis unterbringt, will nicht 30 Einzelrechnungen im Monat verbuchen. Die Sammelrechnung bündelt alle Buchungen einer Firma in einer Rechnung — steuerlich völlig in Ordnung, wenn man die Pflichtangaben kennt.
Was ist eine Sammelrechnung — und wann lohnt sie sich?
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Leistungen (typischerweise Übernachtungen verschiedener Mitarbeitender über einen definierten Zeitraum) auf einer Rechnung an den Arbeitgeber zusammen. Für die Buchhaltung sind 1 Rechnung pro Monat statt 30 Einzelbuchungen ein massiver Effizienzgewinn — vor allem, wenn die Reisekostenerstattung über die Lohnabrechnung läuft.
- Buchhaltung: ein Vorgang statt vieler.
- Vorsteuerabzug konzentriert auf einen Beleg pro Monat.
- Bei Bauverzögerungen wird verlängert, nicht neu gebucht — Rechnung läuft mit.
Pflichtangaben — was steuerlich auf die Sammelrechnung muss
Die Anforderungen aus §14 UStG gelten für die Sammelrechnung genauso wie für jede Einzelrechnung. Das Finanzamt akzeptiert die Sammelrechnung als Vorsteuerbeleg, wenn folgende Punkte vollständig enthalten sind:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (Vermieter) und der Firma als Leistungsempfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum für jede Position (Anreise- und Abreisedatum pro Monteur oder Apartment)
- Anzahl der Übernachtungen und Personenzahl pro Position
- Netto-Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag — pro Steuersatz getrennt
- Bei reduziertem Steuersatz (7 %): klarer Hinweis auf Beherbergungsleistung
7 % oder 19 % — wie wird auf der Sammelrechnung getrennt?
Beherbergung in Deutschland unterliegt seit 2010 dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz von 7 %. Frühstück, Parkplatz, WLAN-Zuschlag und sonstige Nebenleistungen sind separat mit 19 % auszuweisen — auch dann, wenn sie pauschal mitgebucht wurden. Auf einer korrekten Sammelrechnung erkennen Sie die Aufteilung an zwei Steuerblöcken am Ende. Wichtig: Pauschalangebote ohne Frühstück/Parken bleiben komplett bei 7 %. Wer ein All-in-Paket bucht, sollte vor Vertragsabschluss klären, dass die Rechnung getrennt ausgewiesen wird — sonst geht im Zweifel der ganze Posten in 19 %.
Beispiel: Sammelrechnung für 3 Monteure, 21 Nächte
Drei Monteure einer polnischen Werkvertragsfirma sind für drei Wochen in einem Havn-Apartment in Halle untergebracht. Tagespreis 95 € netto pro Apartment.
- Position 1: Apartment Altstadt Studio, 01.06.–22.06., 21 Nächte × 95 € = 1.995 € netto
- USt 7 % auf Beherbergung: 139,65 €
- Position 2: Privatstellplatz, 21 Tage × 8 € = 168 € netto
- USt 19 % auf Stellplatz: 31,92 €
- Rechnungssumme brutto: 2.334,57 €
Vorsteuerabzug — was die Buchhaltung beachten muss
Reisekosten für eigene Mitarbeiter sind voll vorsteuerabzugsfähig. Bei Subunternehmern (Werkvertrag) ist Vorsteuerabzug ebenfalls möglich, sofern die Rechnung an Ihre Firma adressiert ist und die Übernachtungen nachweislich für Ihre Leistungserbringung erfolgten. Achten Sie darauf, dass Sammelrechnungen monatlich und in der richtigen Periode erfasst werden — nicht erst beim Projektabschluss, sonst wandert die Vorsteuer in den falschen Voranmeldungsmonat.
Mit Rahmenvertrag zum Standardprozess
Wer regelmäßig Crews unterbringt, sollte einen Rahmenvertrag mit dem Apartment-Anbieter abschließen. Dann läuft der Workflow standardisiert: Buchung per Mail oder Portal, monatliche Sammelrechnung am 1. des Folgemonats, Sonderkonditionen ab definiertem Volumen. Das spart auf beiden Seiten Aufwand — und macht Bauverzögerungen oder kurzfristige Verlängerungen unkompliziert.
- Sonderkonditionen ab vereinbartem Mindestvolumen
- Feste Ansprechperson für Buchung und Rechnung
- Sammelrechnung als Standard, nicht als Sonderwunsch
- Vorabreservierte Kontingente in Engpass-Monaten
Häufige Fragen
- Ist eine Sammelrechnung steuerlich anders zu behandeln als Einzelrechnungen?
- Nein. Solange alle Pflichtangaben aus §14 UStG enthalten sind und Leistungszeitraum, Personenzahl und Steuersätze pro Position klar ausgewiesen werden, behandelt das Finanzamt eine Sammelrechnung wie jede andere ordnungsgemäße Rechnung — inklusive Vorsteuerabzug.
- Können wir mehrere Monteure auf einer Rechnung verbuchen, auch wenn sie unterschiedliche Anreisetage hatten?
- Ja. Wichtig ist nur, dass je Monteur (oder je Apartment-Buchung) der Leistungszeitraum klar erkennbar ist. Bei Havn weisen wir das immer als separate Positionen mit Anreise-/Abreisedatum und Personenzahl aus.
- Bekommen wir die 7 % USt auch auf die Sammelrechnung?
- Ja. Beherbergung ist in Deutschland mit 7 % USt zu besteuern — unabhängig davon, ob Sie eine Einzel- oder Sammelrechnung erhalten. Frühstück, Parken oder WLAN-Pauschalen werden separat mit 19 % ausgewiesen.
- Wie oft stellt Havn die Sammelrechnung aus?
- Standard ist monatlich am 1. Werktag des Folgemonats für alle abgeschlossenen Aufenthalte des Vormonats. Auf Wunsch auch projektbezogen (z. B. nach Abschluss einer Bauphase) oder wöchentlich.
- Können Subunternehmer aus dem EU-Ausland (z. B. Polen, Tschechien) ebenfalls Sammelrechnungen erhalten?
- Ja. Bei Buchung gegen ausländische Firmenanschrift mit gültiger USt-IdNr. weisen wir die Rechnung entsprechend aus. Reverse-Charge greift bei Beherbergungsleistungen in Deutschland in der Regel nicht — die deutsche USt ist Bestandteil der Rechnung.
Über die Autor:in
Christoph Gärtner
Co-Gründer Havn Apartments · Operations & Standortakquise · seit 2021
Christoph ist Co-Gründer von Havn Apartments und verantwortet seit 2021 Operations, Standortakquise und Technologie für alle sechs Havn-Standorte in Mitteldeutschland. Er kennt die Industrie- und Chemiestandorte rund um Leuna, Bitterfeld, das Mitteldeutsche Chemiedreieck, Intel Magdeburg und das Chemnitzer Automotive-Cluster aus erster Hand und schreibt über Langzeitaufenthalte, Werkverträge, Sammelrechnungen und Geschäftsreise-Logistik.
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